iç hususlar dış hususlar

Nasıl Başlamalı?

Standart, kuruluşun bağlamını belirleme yöntemini tanımlamasa da, bazı mantıki adımlar ve kilometre taşları vardır.

İlk olarak, ISO 9001:2008’deki Kalite El Kitabı ile ilgili bazı gerekliliklerin şimdi bu yeni maddeye aktarılması nedeniyle, mevcut dokümanlarınızda zaten karşılanan yeni gereksinimlerin hangileri olduğunu belirlemelisiniz.

Zaten ISO 9001:2008’i uyguladıysanız, muhtemelen kalite el kitabında kalite yönetim sisteminin kapsamını ve süreç sırasını ve karşılıklı etkileşimini hem metin hem de akış şeması biçiminde tanımladınız demektir . Standardı sıfırdan uyguluyorsanız, kalite yönetim sisteminizin kapsamını belirlemeniz ve süreçleri ve etkileşimlerini tanımlamanız gerekir.

Kalite yönetim sisteminin kapsamı, istisnalar ile birlikte tanımlandıktan ve süreçler ve bunların ilişkileri belirlendikten sonra aşağıdaki adımların atılması gerekiyor:

İç ve dış konular nelerdir?

Madde 4’ün bu gerekliliği çok genel görünebilir ve dahili ve harici konuları tanımlarken çok genişleme riski vardır. Bu maddeyi karşılarken, yalnızca müşteri memnuniyetini ve kaliteli ürünün / hizmetin sunulmasını etkileyebilecek konulara odaklanmalısınız.

Bir kurumun iç bağlamı, amaçlarını gerçekleştirmeyi hedeflediği ortamdır. İç bağlam, yönetişime yaklaşımı, müşterilerle sözleşmeli ilişkileri ve ilgilenen tarafları içerebilir. Dikkat edilmesi gereken şeyler; organizasyon içindeki kültür, inanç, değerler veya ilkeler ile süreçlerin ve organizasyon yapısının karmaşıklığı ile ilgilidir.

Dış bağlamı belirlemek için sosyal, teknolojik, çevresel, etik, politik, hukuki ve ekonomik çevreden kaynaklanan sorunları düşünmelisiniz. Dış bağlam örnekleri arasında şunlar olabilir:

• Devlet düzenlemeleri ve yasadaki değişiklikler
• Kuruluşun pazarındaki ekonomik değişimler
• Kuruşun rekabeti
• Kurumsal imajı etkileyebilecek olaylar
• Teknolojideki değişiklikler

Temel olarak, tüm bu bilgiler CEO’nun ve yönetimin diğer üyelerinin kafasındadır ancak asla kâğıda dökülmez. Onu toplamanın en iyi yolu beyin fırtınası düzenlemektir. Bütün bu bilgilerin sistematize edilmesi çok değerli olabilir ve bir kuruluş olarak nerede olduğunuzu gösterebilir.

Başkalarının görüşlerini önemsemeli miyiz?

Basitçe, ilgili tarafları tanımlama gereği, şirketinizle ilgileneceğiniz konusunda kime kanaat getirmeniz gerektiğidir.

İlgili taraflar “doğrudan müşteriler, son kullanıcılar, tedarikçiler ve ortaklar, düzenleyiciler ve diğerlerini” içerir. Diğerleri “organizasyondaki sahipler / hissedarlar ve hatta toplumdaki insanlar” olabilir. Bu taraflar kuruluşa değer katıyor ya da kuruluştaki faaliyetlerden etkileniyor olabilir. Etkin ve verimli bir kalite yönetim sistemi uygulamak için onların ihtiyaçlarını belirlemek ve karşılamak önemlidir. Onların geri bildirimleri, kuruluşunuzda nelerin geliştirilebileceğini belirlemenize yardımcı olabilir.

Kâğıda dökün

Bütün bu bilgiler toplandıktan sonra dokümante edilmelidir ki standart bu konuda oldukça açıktır. Ancak nerede dokümante edilmelidir? İlk seçenek yeni bir doküman oluşturmaktır ve bu doküman, denetimden önce kalite el kitabı yerine belgelendirme kuruluşunun talep edeceği bir şey olacaktır. İkinci seçenek, bu yeni gereksinimleri mevcut kalite el kitabına eklemektir. Kalite el kitabı bazı eski gereklilikleri içerdiğinden bu çok pratik olabilir, bu nedenle yalnızca iç ve dış konulara ve ilgilenen taraflara gerekli eklentileri yapmak zorunda kalacaksınız. Bu yaklaşımın diğer bir avantajı, herkesin zaten kalite el kitabına aşina olması, doküman yapısında büyük bir değişiklik olmayacağıdır. Ayrıca, belgelendirme denetçileri bunu alışkanlıklarından dolayı da isteyebilir.

Bitirirken

Kuruluşun iç veya dış bağlamlarını izlemek için düzenli olarak yönetim gözden geçirmesi gereklidir. Yönetim, iç bağlamın anlaşılmasından sonra “PEST” (politik, ekonomik, sosyal, teknolojik) ve SWOT (güçlü, zayıf yönler, fırsatlar, tehditler) analizlerini kullanarak harici bir analiz yapabilir ve bu yeni gereksinimden sadece zorunluluktan değil, gerçekten yararlanabilir.

Kuruluşun bağlamı, “dokümante et ve unut” gereksinimlerinden biri gibi görünüyor, ancak böyle olmaması gerekir. Bağlamı tanımlamak yoluyla toplanan bilgiler iyileştirme noktalarını belirlemek için çok yararlı olabilir ve bundan ödün verilmemelidir. Kuruluşunuzun bağlamını ve ilgili taraflarınızın görüşlerini bilmek, kuruluşunuzu geliştirmenize ve daha da iyi olmanıza yardımcı olabilir.